Trucs et conseils

Une gestion sans papier : efficace et payant!

Au Canada, en 2019, c’est 1 024 583 tonnes de papier qui a été utilisé pour l’impression dans des bureaux ou à domicile. Des milliers d’arbres et de dollars engloutis pour être stockés dans de gros classeurs ou déchiquetés et envoyés au recyclage…

Écologiquement parlant, ce n’est pas l’idéal. Mais au-delà de cette considération, mener ses affaires grâce à des centaines de pages entraîne des pertes d’efficacité et d’argent. Pour améliorer la compétitivité de votre entreprise, passer à un environnement numérique « sans papier » est un pas dans la bonne direction.

La gestion sans papier, c’est quoi?

C’est d’abord un écosystème d’affaires informatisé. Plutôt que d’utiliser des pages imprimées et des classeurs, on utilise des documents numérisés et des serveurs.

N’y a-t-il vraiment aucune feuille dans un bureau sans papier? La réponse, c’est non. Le papier a encore sa place dans nos organisations. Certains documents légaux, par exemple, doivent être imprimés pour que l’on puisse en garder une trace physique.

Par contre, plusieurs secteurs peuvent s’en passer. L’idée, c’est de les identifier et de les faire migrer vers le numérique.

Il y a plusieurs avantages à le faire. L’infonuagique permet de classer facilement les dossiers et reçus tout en contrôlant leur accès. Diverses personnes peuvent collaborer sur un même document en même temps. Le télétravail s’en trouve simplifié. Cela accélère également la communication avec vos clients, la facturation et le suivi des paiements.

L’espace que vous utilisez pour entreposer toutes ces pages pourra être réassigné à des fins plus productives. Si un désastre frappe (un incendie, par exemple), vos fichiers seront récupérables. Votre entreprise sera plus mobile et facile à déménager. Vous ferez des économies sur l’encre et les imprimantes.

Le tableau n’est cependant pas que rose. Un environnement principalement numérique est plus à risque d’un piratage, de virus ou d’une fuite de documents. Aussi, vous devez réfléchir à une stratégie pour réduire ces risques.

Comment faire?

Si vous désirez franchir le pas vers un tel écosystème, ne pensez pas tout faire d’un coup. Votre équipe a développé une habitude de travail avec le papier sur plusieurs années, vous ne pouvez pas tout chambarder en claquant des doigts.

La première chose à faire, c’est d’avoir un plan. Pour ceux qui manquent de temps ou qui n’aiment pas trop patauger dans les différentes options technologiques, il existe des consultants qui pourront vous guider à travers ces étapes.

Trouver d’abord quelles sont les sources de consommation de papier dans votre entreprise. Y’en a-t-il où ce type de gestion est particulièrement problématique? Lesquelles de ces utilisations sont les plus faciles à numériser? Lesquelles vous permettraient de faire de plus grosses économies? En les identifiant, vous pouvez déjà quantifier vos gains potentiels et commencez par les plus payants.

Une fois cela fait, vous pourrez évaluer les besoins en logiciels et en matériel pour mettre en place un environnement numérique. Par exemple, un second écran de travail est souvent perçu comme essentiel. 

Il existe des applications pour l’indexation des dossiers, mais aussi pour la prise de note, la gestion de projet, la comptabilité, etc. Comprenez bien les contraintes de vos employés et imaginez comment fonctionneront les processus d’affaires. Il y a de multiples options disponibles et chacune a ses avantages et son prix. À vous de considérer lesquelles sont les mieux adaptées à votre situation.

À titre d’exemple, voici quelques-unes des solutions que l’on utilise chez alias entrepreneur•e : 

  • On numérise absolument tous (si vous cherchez un scanner, on utilise ScanSnap de Fujitsi depuis plusieurs années).
  • Dropbox est notre système de classeurs. On en a une copie sur un disque dur externe en cas de problème.
  • Nous gérons les différents projets, et les suivis à faire, avec Trello et leur système de tableaux.
  • DocuSign nous est utile pour les documents légaux et les signatures.
  • Pour la gestion des courriels, chacun de nous a sa méthode : l’utilisation des drapeaux, la fonction de lus/non lus, etc.
  • Pour la gestion des horaires, notre partenaire Agendrix adresse ce problème avec son application.

Les papiers que nous avons au bureau sont ceux en attente de déchiquettage, opération que l’on effectue 1 à 2 fois par année. 

Ne négligez pas la formation de vos employés. Tout le monde ne possède pas la même facilité à changer ses habitudes ni les mêmes habiletés avec un environnement informatique. N’hésitez pas à utiliser du renforcement positif pour les encourager à réduire leur consommation de papier plutôt que de choisir une approche négative qui pourrait cimenter leur résistance au changement.

Enfin, pensez à la cybersécurité. Pour quelques centaines de dollars, une firme spécialisée pourra vous orienter sur les bonnes solutions pour votre entreprise. Cet élément est souvent négligé, mais il est essentiel.

Se passer du papier, c’est du travail, mais le jeu en vaut la chandelle. En y allant étape par étape, vous pouvez voir venir les écueils, ajuster le tir et vous retrouver avec un environnement efficace, économique et écologique parfaitement adapté à votre situation.

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