Trucs et conseils

Les meilleures pratiques de gestion des données

La vaste majorité des entreprises ont aujourd’hui accès à des trésors de données, souvent générées par différents outils numériques. Que ce soit en analysant le trafic sur leur site Web, en compilant les résultats de différentes campagnes marketing ou en inspectant les rapports de ventes, les informations sont là. Malheureusement plusieurs n’arrivent pas à s’en servir efficacement pour améliorer leurs affaires. Pour y parvenir, il faut les gérer, c’est-à-dire les intégrer, les traiter, les sécuriser et les stocker de manière à en tirer le maximum.

Pourquoi vouloir gérer ses données ?

Être en entreprise c’est devoir faire des choix. Chaque fois que vous en faites un, vous basez votre jugement sur des informations. Mais avez-vous accès au meilleur portrait de la situation? Les données que génère votre compagnie peuvent vous aider à optimiser votre processus de prise de décision. Une bonne gestion permet, entre autres :

Améliorer votre rentabilité

Les informations peuvent être utilisées pour augmenter vos marges et vous concentrer sur ce qui fonctionne vraiment.

Réduire les silos de données

En les traitant, vous pourrez les rendre accessibles à l’ensemble de votre équipe. Des informations générées par le département des ventes pourraient aider vos gens en production et vice-versa.

Améliorer la sécurité et la conformité des données

Il est possible que votre entreprise ait à rendre des comptes à des actionnaires ou certains paliers de gouvernement. Une saine gestion des données vous permettra de vous conformer plus aisément à leurs demandes. Aussi, vous pourrez en profiter pour mettre en place des mesures  afin d’éviter que les données de vos clientes (et la réputation de votre société) ne soient compromises.

Comment débuter?

Viser grand, mais commencer petit

Comme le potentiel de la gestion de données est immense, il peut être facile de se laisser emballer. Ayez un premier objectif réaliste (comme de sécuriser vos données, de les traiter pour les rendre conformes à certaines normes ou d’améliorer l’expérience de vos consommateurs). Il faut y aller étape par étape.

Monter un dossier

Prenez le temps de saisir quelles sont les données que vous possédez et comment il est possible de les organiser en indicateurs de performance qui vous seront utiles pour atteindre vos objectifs.

Analyser la rentabilité de votre projet afin de justifier les coûts de sa mise en œuvre. Cela vous permettra de mieux comprendre si le jeu en vaut la chandelle. Évaluez les outils dont vous aurez besoin, combien de temps votre personnel devra dédier à cette nouvelle tâche et les bénéfices que vous en tirerez.

Communiquer et nommer une personne responsable

La gestion de données ne s’effectue pas seule. Votre équipe devra comprendre ce que cela va leur apporter et être formée pour ce travail supplémentaire. Désignez une personne responsable de cette implémentation et libérez-lui du temps pour qu’elle puisse l’accomplir correctement. Si votre entreprise possède plusieurs départements distincts, formez un comité avec un ou des responsables imputables.

Créer des données intelligibles et de qualité

Réfléchissez à la forme sous laquelle seront accessibles vos données. Avoir tous les rapports de vente du trimestre, c’est bien; obtenir le chiffre d’affaires, les ventes par produit et par client, c’est probablement mieux. C’est aussi un bon moment pour comprendre quelles sont les données dont vous avez besoin et lesquelles sont inutiles. Plusieurs entreprises collectent trop d’informations sur leurs client•es. Non seulement ont-elles une responsabilité accrue en cas de fuite, mais les coûts de gestion et de stockage iront à la hausse. Mieux vaut prendre que ce dont on a vraiment besoin.

Minimiser les risques

Pensez à qui peut voir quelles données. Ayez des processus pour octroyer l’accès, mais aussi pour l’enlever en cas de besoin. Formez votre personnel pour qu’il comprenne bien ses responsabilités.

La gestion des données est une nouvelle arme dans l’arsenal des entrepreneur•es pour prendre le dessus sur la compétition, mais dans le feu de l’action, il est parfois difficile de s’astreindre à évaluer proprement ce qu’elle peut apporter. Si c’est votre cas, n’hésitez pas à investir pour faire appel à une expertise extérieure qui pourra vous faire un portrait des avantages que vous pourriez en tirer.

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