Gérer une entreprise, c’est nécessairement manier des données. Combien d’argent a-t-on en banque ? Quels sont les comptes en retard ? Combien avez-vous de nouveaux clients ce mois-ci ? Toutes des questions dont les réponses se cachent dans les chiffres que génère votre compagnie.
Le problème avec les données, c’est que pour les utiliser efficacement, il faut les rassembler. C’est pourquoi avoir un tableau de bord s’avère nécessaire.
Le tableau de bord est un outil de gestion qui synthétise les activités et les résultats de votre entreprise afin que vous puissiez comprendre la situation en un clin d’oeil. Il vous permet de surveiller vos principaux indices de succès au jour le jour sans que vous ayez à chercher l’information. L’idéal est qu’il s’actualise automatiquement.
Il est indispensable parce qu’une fois qu’on commence à l’utiliser, on ne s’en passe plus. Son grand avantage est, on l’a dit, de vous donner l’heure juste sur vos affaires. Mais il y a plus. Il vous fait gagner du temps et diminue votre stress. Il vous permet de détecter rapidement ce qui ne va pas et d’agir en conséquence. De ce fait, il vous aidera donc à améliorer vos résultats.
Ça y’est Serge, dites-vous, je suis convaincu ! Mais par où commencer ? Voici quelques étapes qui vous permettront de concevoir votre tableau de bord personnalisé.
1 – Quels sont vos objectifs d’affaires ?
Eh oui, encore eux ! La première question à vous poser, c’est de savoir quelles sont vos priorités.
L’erreur à ne pas faire est de créer un document avec trop de cadrans et de graphiques. Non ! Votre but avec cet outil, c’est de vous donner un regard d’ensemble rapidement. Évitez la confusion d’un rapport qui ressemble au cockpit de la station spatiale.
Donc, que devez-vous mettre de l’avant pour vous rendre là où vous le souhaitez ? Est-ce d’augmenter votre production ? De trouver de nouveaux clients ? D’améliorer votre profitabilité ? Établissez environ trois cibles.
2 – Déterminer les indicateurs clés (KPIs)
Quels sont les chiffres, qui peuvent vous informer sur l’état actuel de ces objectifs ? On les appelle les indicateurs clés de rendement (ou Key Performance Indicator – KPI). Par exemple, si votre but est d’augmenter la production, vous pouvez regarder combien d’articles sont fabriqués par quart de travail. Si vous voulez élargir votre base de clients, vous pouvez vous intéresser au nombre de nouvelles soumissions générées chaque semaine. Vous souhaiteriez améliorer votre flux de trésorerie ? Suivez le nombre de factures dont le paiement se fait attendre depuis plus de 30 jours. L’important est que ces indicateurs soient Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et fixés dans le Temps (SMART).
3 – Comment avez-vous accès à vos données ?
Attention, ici peut se trouver un goulot d’étranglement ! Comment allez-vous rassembler ces données dans un rapport ?
Plusieurs solutions comptables vous offrent de créer des tableaux de bord pour vous. Certaines réunissent les informations de plusieurs départements (finance, vente, service à la clientèle, etc.). L’avantage est que vous pourrez recevoir les mises à jour en temps réel. Il existe des options simples qui coûtent quelques dizaines de dollars par mois.
Une autre possibilité est d’exiger de vos responsables qu’ils remplissent un court rapport chaque jour en lien avec l’indicateur qu’ils gèrent. L’avantage de cette méthode est que vos employés demeurent conscients de leurs objectifs et savent s’ils sont sur la bonne voie pour les atteindre. L’inconvénient, c’est que ce n’est pas automatisé. Des erreurs humaines peuvent facilement s’y glisser.
4 – Quelques indicateurs utiles
Les flux de trésorerie. Savoir quelles sont vos liquidités, c’est la base. Faites le suivi des comptes clients et fournisseurs.
Votre profitabilité nette. Comparez vos résultats du mois courant à la même période de l’année précédente. Un bon indicateur pour savoir si vous réussirez vos objectifs.
L’efficacité de votre marketing. Pour rester en affaires, et éventuellement croître, il faut vendre ! Ici, vous pouvez évaluer le coût de l’acquisition de nouveaux clients, le taux de conversion des visiteurs de votre site Web ou de vos campagnes sur les réseaux sociaux.
Peu importe votre entreprise, assurer un suivi quotidien vous permettra d’être un meilleur gestionnaire. Ça peut demander un peu d’investissement au début, mais c’en est un que l’on peut faire à peu de frais et qui rapporte systématiquement.
