Nul doute que chacun•e est confronté•e a de multiples changements dans toutes les sphères de nos vies. Que cela soit dans nos habitudes pour se retrouver en famille, avec les amis. Qui aurait un jour pensé qu’il serait normal de patienter 20-30 min pour accéder à l’épicerie? De devoir se laver les mains avant d’y entrer? Que nos enfants soient à l’école à distance? Mine de rien, cela représente une grande quantité de changements, en très peu de temps, dans notre quotidien.
Et à ceux de nos vies personnelles doivent s’ajouter désormais ceux de notre vie professionnelle… le télétravail, l’implantation des mesures barrières, les rotations pour l’accès à la cuisine, etc. Autant de détails, de changements qui viennent ajouter un stress supplémentaire à l’employé qui retourne travailler. Alors il est de notre devoir en tant qu’employeur de gérer ces changements au mieux.
Avant tout, définissons en quoi consiste la gestion du changement en entreprise. Qu’est-ce que c’est exactement?
Il s’agit d’une stratégie réfléchie, transposée dans un plan d’action pour gérer les changements afin d’obtenir les résultats pressentis. Cela se veut un outil pour aider l’entreprise et toutes ses composantes (direction, employés, clients, fournisseurs, etc.) à intégrer et accepter le changement dans leur quotidien.
Pourquoi devrait-on s’attarder à gérer le changement? Pourquoi ne pas se consacrer directement au changement? En règle générale, pour un individu, les professionnels s’entendent sur ceci : le changement génère les réactions suivantes chez l’individu : le choc, le retrait défensif, l’exploration et l’acceptation. Pour l’entreprise, il s’accompagne de risques, d’obstacles, d’opposition. Mieux vaut donc prendre le temps d’y réfléchir pour amener plus rapidement les employés aux phases d’exploration et d’acceptation. On augmentera les risques et les obstacles si on s’attarde trop longtemps dans les phases de choc et de retrait défensif.
Voici les 7 points à intégrer dans votre stratégie de gestion du changement – quel qu’il soit.
1. Clarté et alignement
Cela peut sembler évident, mais beaucoup manquent cette première étape vitale. Assurez-vous de bien définir le changement voulu. Assurez-vous qu’il soit en ligne avec vos objectifs.
Que devons-nous changer? Quels sont les gains d’un tel changement? Ces gains justifient-ils l’effort, le temps, les ressources qui devront être consacrer au changement?
2. Impact
Une fois défini et aligné, l’objectif étant établi, projetez-vous dans l’exécution, dans l’avenir à court terme afin d’évaluer les impacts que ce changement engendrera pour chaque département, chaque type d’emploi. Certains seront positifs, d’autres négatifs. Ces informations seront très utiles pour l’élaboration de vos communications et plan de formation.
Qui sera affecté? Est-ce bénéfique ou pas? Peut-on atténuer tel impact? Est-ce un changement radicalement à l’opposé des valeurs de l’entreprise? Sera-t-il bien perçu?
3. Communication
Prenez le temps d’identifier les leaders naturels pour ce changement. Développez un message commun, mais adapté pour les différents niveaux hiérarchiques. Communiquez vos nouvelles attentes. Laissez du temps aux employés de s’y habituer. Intégrez le changement par étape. Partagez votre calendrier.
Qui annoncera quoi, et à qui? Comment l’annoncer? Simple courriel? Célébration? Par petits groupes? Comment allez-vous gérer les commentaires, suggestions, plaintes?
4. Formation
Selon le changement, le recours à de la formation sera plus ou moins grand. Ne minimisez pas cet aspect. En offrant d’acquérir de nouvelles compétences, vous renforcez leur sentiment d’appartenance à l’entreprise et de contribution au succès de ce changement. L’apprentissage doit être adapté (traditionnel, en ligne, coaching, etc.).
A-t-on déjà toutes les compétences requises? Qui les a? Qui peut les transmettre? Quand et comment apprendre ces nouvelles façons de faire?
5. Célébration
Dans votre calendrier, assurez-vous de découper le changement en étapes réalistes. Vous pourrez ainsi célébrer les victoires, petites ou grandes. Partagez-les régulièrement. Cela augmentera l’engagement de l’équipe et renforcera la crédibilité du projet.
Comment communiquer les victoires? Comment célébrer?
6. Support
Le changement engendre parfois une restructuration ou des licenciements. Assurez-vous d’accompagner adéquatement ceux qui seront affectés de cette façon. Pensez à offrir du support pour ceux qui sont émotionnellement affectés. Faites savoir que vous êtes disponible pour les aider, répondre à leurs questions. Que leurs réactions sont normales et acceptées.
Qui risque d’avoir besoin de soutien? Quel type de soutien offrir? A-t-on prévu un accompagnement pour ceux qui sont malheureusement licenciés?
7. Performance
Identifiez des KPI qui vous permettront de suivre l’évolution du processus de changement. Suivez l’impact sur le développement des compétences de vos employés, sur vos ventes, sur vos coûts.
A-t-on réussi? A-t-on dépassé le niveau de risque avec lequel on était confortable? Que doit-on faire différemment?
Une citation pour terminer : Tout changement est difficile au début, compliqué au milieu, magnifique à la fin. – Robin Sharma
Le changement est constant. On ne peut y échapper. Il peut être un élément perturbateur comme un déclencheur d’opportunités. Vous seul•e pouvez déterminer de quel côté ce sera pour votre entreprise.
