Emploi en télétravail: être un bon employeur selon les politiques et les attentes de votre équipe !

Le télétravail

Ce n’est pas un secret pour personne, le télétravail et le mode hybride sont les nouvelles méthodes de travail populaires. De plus en plus d’entreprises offrent des emplois entièrement à distance ou offrent un horaire flexible à leurs employé•es. Pourquoi offrir ou poursuivre le télétravail? Voici certains points intéressants pour les membres de votre équipe.

• permet de réduire les déplacement et son empreinte écologique
• permet aussi de réaliser des économies sur l’essence

Le télétravail permet plus de flexibilité, de travailler à l’étranger ou de mieux concilier le travail et la famille.

Du point de vue des entreprises

Avec la pénurie de main d’œuvre qu’on vit présentement, voici ce que le télétravail peut apporter à l’ensemble de l’équipe et donc à l’entreprise.

• Permet d’attirer plus de talents provenant de différents endroits.
• Le fait d’offrir un tel type d’emploi  permet de mieux répondre aux besoins des employés autonomes.

Le télétravail est maintenant considéré comme un avantage social pour plusieurs personnes sur le marché du travail, au même titre que des assurances collectives et des vacances rémunérées.

Les avantages et inconvénients pour l’employeur et pour l’entreprise et pour son équipe

Comme pour n’importe quelle méthode de travail, le télétravail a ses avantages et ses inconvénients, autant pour l’employeur que pour l’employé•e. En voici quelques exemples.

Les avantages pour l’employeur:

• Donne accès à un plus grand nombre de candidat•es
• Permet d’économiser sur l’espace de bureau et tous les frais reliés 
• Permet d’économiser sur le matériel de bureau
• Permet une gestion du temps flexible donc plus productive

Les désavantages pour l’employeur:

• Rend l’encadrement plus difficile et c’est particulièrement le cas pour l’intégration des nouveaux membres de l’équipe (encore plus si leur exprience professionnelle est limitée).
• Nécessité de faire des suivis plus fréquemment que le présentiel.
• Rend le partage des valeurs de l’entreprise plus complexe

Les avantages pour l’employé•e:

• Permet de travailler de la maison ou être un•e nomade digital•e
• Permet d’économiser sur les frais de transport
• Donne accès à une plus grande banque d’emplois pour trouver un poste qui cadre vraiment avec son expertise.
• Permet de gérer son horaire
• Permet de travailler dans l’espace de son choix

Les désavantages pour l’employé•e:

• Nécessite une bonne gestion de tâches
• Risque de créer de l’isolement social
• Augmente de beaucoup la difficulté à décrocher du travail
• Nécessite de planifier un espace dédié au travail

Mettre en place des politiques de travail nécessaires pour laisser place au nomadisme digital

Lorsque vous incorporez le télétravail dans vos méthodes de travail, il peut être intéressant de mettre en place certaines politiques concernant le télétravail. Évidemment, cela dépend de votre domaine d’expertise, des postes offerts en télétravail et de l’utilisation de la technologie dans votre entreprise. 

Pour les entreprises qui utilisent principalement le web pour leurs activités, le virage est beaucoup plus simple. En fait, puisque les technologie font déjà partie du quotidien, il est facile de déplacer le travail en dehors du bureau. C’est de cette façon qu’on peut faire place au nomade digital. Un•e nomade digital•e est un•e employé•e qui travaille tout en voyageant à travers le monde. Parfois, il réduit ses heures de travail ou modifie son horaire afin de découvrir sa destination.

Voici quelques sujets auxquels réfléchir pour mettre en place vos politiques de travail entourant ce contexte 

• Les mesures de livrables ou d’extrants adaptés à ce contexte

Vous pouvez calculer le nombre de ventes terminées, la quantité d’articles rédigés ou bien vérifier les heures travaillées à l’aide d‘une application de gestion d’horaire. 

• Les outils de travail pour ce contexte

Il est possible que les employé•es utilisent le matériel de l’entreprise à la maison. Que ce soit les bureaux de travail, les chaises de bureau, les ordinateurs et les moniteurs, etc.. 

• Les déplacements au bureau en présentiel

Alors que certaines entreprises sont 100% en télétravail, d’autres conservent leur espace de bureau et demandent à leurs employé•es de s’y déplacer à l’occasion. Vous pourriez offrir une compensation financière aux employé•es qui s’y rendent fréquemment pour compenser leurs dépenses en essence. 

Du coup, ces politiques de travail vous permettront d’assurer une équité entre vos employé•es et de leur présenter vos attentes clairement. Elles peuvent s’avérer d’autant plus nécessaires pour de nouveaux employés et des nomades digitaux. 

Réussir son télétravail

La clé d’un télétravail réussi est la communication entre l’employeur et l’employé•e. Dès le départ, il faut établir des méthodes de travail claires et les rappeler lorsque nécessaire. Que vous soyez employeur ou employé•e, vous devez communiquer vos attentes concernant le salaire, l’horaire de travail, les tâches et les échéances, entre autres. 

Comme employé•e en télétravail, voici quelques trucs pour vous mettre dans le bon état d’esprit : 

• Ayez un espace dédié 
• Préparez vous comme si vous alliez travailler au bureau
• Évitez les distractions que ce contexte rend possible
• Planifiez des pauses dans votre horaire
• Prévoyez des rencontres et communiquez fréquemment avec vos collègues 
• Déconnectez vous une fois votre journée terminée
• Changez de contexte de travail en allant travailler dans un café ou bien dans un espace de coworking

En télétravail, c’est d’autant plus facile de se laisser distraire par les tâches de la maison, la télévision ou le confort de son lit. C’est pourquoi il faut établir ses priorités et respecter ses échéances. 

Alors qu’en tant qu’employeur, vous devez vous-même prendre des habitudes pour motiver vos employé•es et veiller à leur bien-être. 

• S’assurer que les membres de votre équipe ne sont pas isolés au point d’affecter négativement leur vie sociale.
• Être à l’écoute et être disponible pour répondre aux questions, c’est particulièrement le cas pour l’intégration des employé.es qui sont dans ce contexte depuis le début ou très rapidement après leur embauche.
• Faire preuve de lâcher prise
• Organiser des rencontres régulièrement pour faire des suivis, discuter, développer des idées, etc.

Évaluer le télétravail

Avant d’embaucher une personne pour un poste en télétravail, vous pouvez vous informer auprès d’anciens employeurs pour connaître le niveau d’indépendance dont elle sait faire preuve. Vous pouvez aussi utiliser un outil d’analyse psychométrique (par exemple MPO) servant à ressortir les qualités organisationnelles d’une personne. 

Évidemment, le télétravail nécessite beaucoup de confiance. Si vous êtes de nature méfiante, peut-être que cette option n’est pas pour vous. 

Pour évaluer la productivité d’un•e employé•e en télétravail, pensez à organiser des rencontres hebdomadaires durant lesquelles vous pourrez faire un suivi des dossiers et des prochaines tâches à accomplir. Au préalable, établissez des objectifs ou des échéanciers qui vous aideront à mieux évaluer le travail accompli. 

Le temps de réalisation d’un projet est aussi un bon indicateur de performance. Il varie pour chaque employé•e, mais permet de brosser un portrait global de leur productivité à la maison. 

Bâtir un bon esprit d’équipe dans un contexte de télétravail

Pour bâtir votre esprit d’équipe, il faut d’abord créer des liens entre vos employé•es. Assurez-vous de planifier des rencontres journalières ou hebdomadaires avec tous les membres de l’équipe.

Plutôt que d’utiliser les courriels ou les textos, pourquoi ne pas instaurer des plateformes de communication comme Slack ou Teams ? Ce type d’application sert à créer des conversations de groupes dans lesquelles tous les membres de l’équipe pourront participer. 

Si toute votre équipe est en télétravail et réside dans des régions différentes, planifiez des activités trimestrielles ou mensuelles. Aussi appelé du team building, ces activités permettent aux employé•es de sortir de la maison et de créer des relations entre eux. Si les déplacements sont impossibles, plusieurs activités sont aussi offertes à distance !

Le but est de briser l’isolement en augmentant le nombre d’interactions et de tâches individuelles dès que possible afin de créer des liens dans l’équipe.

Déclarer le télétravail pour les impôts

Devenant une méthode de travail de plus en plus fréquente, le gouvernement canadien a dû s’ajuster en développant de nouvelles lignes directrices pour les déclarations de travail à domicile. Mais pour le moment, les déclarations de télétravail concernent surtout les employé•es. 

En tant qu’employeur, votre principale responsabilité est d’établir des directives claires et précises avec vos employé•es. Par contre, il vous faut leur fournir des formulaires afin qu’ils puissent déduire les dépenses liées à leur emploi. 

Au fédéral, vous devez fournir le formulaire T2200 afin que vos employé•es déclarent leurs conditions de travail, ou bien le formulaire T2200S en lien au travail à domicile en raison de la COVID-19.

Au provincial, vous pouvez utiliser trois différents formulaires.

1. TP-64.3 sur les conditions générales d’emploi
2. TP-59 sur les dépenses d’emploi pour un•e employé•e salarié ou à la commission
3. TP-59.S sur les dépenses relatives au télétravail engagées en raison de la crise liée à la COVID-19

À noter que dans le cas que l’employé•e choisi la méthode à taux fixe temporaire, aucun de ces formulaires ne doit être complété par l’employeur. 

Impôts et nomade digital

Les déclarations d’impôts sont différentes d’une province à l’autre et d’un pays à l’autre. Il est donc bien important de vérifier les procédures de chacun des lieux desquels travaillent vos employé•es. 

Dans le cas d’un•e employé•e désirant télétravailler à l’étranger sur une longue période, on doit vérifier les accréditations et les visas nécessaires. 

C’est sans oublier que certains liens de résidence ne doivent pas être rompus pour que l’employé•e conserve son statut de résidence canadienne. Dans le cas contraire, l’employé•e peut être considéré comme non-résident avec les règles et application qui s’y rapporte. 

En fait, les lois régissant les emplois varient selon les pays et sont applicables aux employé•es malgré la résidence canadienne de son employeur. Alors, pensez à vérifier les lois applicables aux heures supplémentaires et aux congés fériés, par exemple. 

Lorsqu’un•e employé•e travaille hors province, «les retenues sur le salaire varient en fonction de la province ou du territoire où l’employé se présente pour travailler» (CPA Canada). Comme employeur, vous devez aussi répartir votre chiffre d’affaires entre les provinces et même les pays où vous y faites vos activités. 

Si vous offrez une couverture de soins de santé et autres avantages sociaux, il vous faut vérifier l’admissibilité de vos employé•es dans d’autres pays. 

Renseignez-vous auprès de votre comptable ou d’un•e fiscaliste pour plus de détails et des conseils adaptés à votre contexte et à vos besoins pour créer vos politiques de télétravail. 

En résumé, le télétravail est une méthode de travail qui vaut la peine d’être réfléchi, mais qui ne convient pas à toutes les entreprises. Elle demande de la préparation et beaucoup de communication pour qu’elle soit efficace. Il faut donc être prêt•e à s’y investir. 

Sinon, il est toujours possible d’offrir un horaire de travail hybride ou des compensations financières. N’hésitez pas à discuter des enjeux du télétravail avec votre équipe !