Trucs et conseils

Emploi en télétravail: être un bon employeur selon les politiques de télétravail et les attentes de votre équipe !

Pourquoi le télétravail?

Ce n’est pas un secret pour personne, le télétravail et le mode hybride sont les nouvelles méthodes de travail populaires. De plus en plus d’entreprises offrent des emplois entièrement à distance ou offrent un horaire flexible à leurs employé•es

Pour certaines, c’est une façon de réduire leurs déplacements et leur empreinte écologique, mais aussi de réaliser des économies sur l’essence. Alors que pour d’autres, le télétravail leur permet plus de flexibilité, de travailler à l’étranger ou de mieux concilier le travail et la famille. 

Avec la pénurie de main d’œuvre qu’on vit présentement, offrir un poste en télétravail permet d’attirer plus de talents et de mieux répondre aux besoins de ses employé•es. En fait, le télétravail est maintenant vu comme un avantage social, au même titre que des assurances collectives et des vacances rémunérées, par exemple. 

Quels sont les avantages et inconvénients du télétravail pour l’entreprise et pour les employé•es?

Comme pour n’importe quelle méthode de travail, le télétravail a ses avantages et ses inconvénients, autant pour l’employeur que pour l’employée. En voici quelques exemples.

Les avantages pour l’employeur:

  1. Avoir accès à un plus grand nombre de candidates
  2. Économiser sur l’espace de bureau et tous les frais reliés 
  3. Possibilité d’économiser sur le matériel de bureau
  4. Gestion du temps flexible donc plus productive

Les désavantages pour l’employeur:

  1. Encadrement plus difficile
  2. Nécessité de faire des suivis fréquemment
  3. Partage des valeurs de l’entreprise plus complexe

Les avantages pour l’employée:

  1. Travailler de la maison ou être une nomade digital•e
  2. Économiser sur les frais de transport
  3. Accès à une plus grande banque d’emplois
  4. Possibilité de gérer son horaire 
  5. Travailler dans un espace calme et personnalisé

Les désavantages pour l’employée:

  1. Nécessité d’une bonne gestion de tâches
  2. Risque d’isolement
  3. Difficulté à décrocher du travail
  4. Nécessité de planifier un espace dédié au travail

Mettre en place des politiques de travail pour laisser place au nomade digital

Lorsque vous incorporez le télétravail dans vos méthodes de travail, il peut être intéressant de mettre en place certaines politiques. Évidemment, cela dépend de votre domaine d’expertise, des postes offerts en télétravail et de l’utilisation de la technologie dans votre entreprise. 

Pour les entreprises qui utilisent principalement le web pour leurs activités, le virage est beaucoup plus simple. En fait, puisque les technologie font déjà partie du quotidien, il est facile de déplacer le travail en dehors du bureau. C’est de cette façon qu’on peut faire place au nomade digital. Un•e nomade digital•e est un•e employé•e qui travaille tout en voyageant à travers le monde. Parfois, il réduit ses heures de travail ou modifie son horaire afin de découvrir sa destination.

Voici quelques sujets auxquels réfléchir pour mettre en place vos politiques de travail.  

  • Les mesures de travail

Vous pouvez calculer le nombre de ventes terminées, la quantité d’articles rédigés ou bien vérifier les heures travaillées à l’aide d‘une application de gestion d’horaire. 

  • Les outils de travail

Il est possible que les employé•es utilisent le matériel de l’entreprise à la maison. Que ce soit les bureaux de travail, les chaises de bureau, les ordinateurs et les moniteurs, etc.. 

  • Les déplacements

Alors que certaines entreprises sont 100% en télétravail, d’autres conservent leur espace de bureau et demandent à leurs employé•es de s’y déplacer à l’occasion. Vous pourriez offrir une compensation financière aux employé•es qui s’y rendent fréquemment pour compenser leurs dépenses en essence. 

Du coup, ces politiques de travail vous permettront d’assurer une équité entre vos employé•es et de leur présenter vos attentes clairement. Elles peuvent s’avérer d’autant plus nécessaires pour de nouveaux employés et des nomades digitaux

Comment réussir son télétravail?

La clé d’un télétravail réussi est la communication entre l’employeur et l’employé•e. Dès le départ, il faut établir des méthodes de travail claires et les rappeler lorsque nécessaire. Que vous soyez employeur ou employé•e, vous devez communiquer vos attentes concernant le salaire, l’horaire de travail, les tâches et les échéances, entre autres. 

Comme employé•e en télétravail, voici quelques trucs pour vous mettre dans le bon état d’esprit : 

  • Ayez un espace dédié pour le travail
  • Préparez vous comme si vous alliez travailler au bureau
  • Évitez les distractions
  • Planifiez des pauses dans votre horaire
  • Prévoyez des rencontres et communiquez fréquemment avec vos collègues 
  • Déconnectez du travail une fois votre journée terminée
  • Changez de contexte de travail en allant travailler dans un café ou bien dans un espace de coworking

En télétravail, c’est d’autant plus facile de se laisser distraire par les tâches de la maison, la télévision ou le confort de son lit. C’est pourquoi il faut établir ses priorités et respecter ses échéances. 

Alors qu’en tant qu’employeur, vous devez vous-même prendre des habitudes pour motiver vos employé•es et veiller à leur bien-être. 

  • S’assurer que vos employé•es ne sont pas isolés
  • Être à l’écoute et disponible pour répondre aux questions
  • Faire preuve de lâcher prise
  • Organiser des rencontres régulièrement pour faire des suivis, discuter, développer des idées, etc. 

Comment évaluer le télétravail?

Avant d’embaucher une personne pour un poste en télétravail, vous pouvez vous informer auprès d’anciens employeurs pour connaître le niveau d’indépendance dont elle sait faire preuve. Vous pouvez aussi utiliser un outil d’analyse psychométrique (par exemple MPO) servant à ressortir les qualités organisationnelles d’une personne. 

Évidemment, le télétravail nécessite beaucoup de confiance. Si vous êtes de nature méfiante, peut-être que cette option n’est pas pour vous. 

Pour évaluer la productivité d’un•e employé•e en télétravail, pensez à organiser des rencontres hebdomadaires durant lesquelles vous pourrez faire un suivi des dossiers et des prochaines tâches à accomplir. Au préalable, établissez des objectifs ou des échéanciers qui vous aideront à mieux évaluer le travail accompli. 

Le temps de réalisation d’un projet est aussi un bon indicateur de performance. Il varie pour chaque employée, mais permet de brosser un portrait global de leur productivité à la maison. 

Comment bâtir un bon esprit d’équipe dans un contexte de télétravail?

Pour bâtir votre esprit d’équipe, il faut d’abord créer des liens entre vos employé•es. Assurez-vous de planifier des rencontres journalières ou hebdomadaires avec tous les membres de l’équipe.

Plutôt que d’utiliser les courriels ou les textos, pourquoi ne pas instaurer des plateformes de communication comme Slack ou Teams ? Ce type d’application sert à créer des conversations de groupes dans lesquelles tous les membres de l’équipe pourront participer. 

Si toute votre équipe est en télétravail et réside dans des régions différentes, planifiez des activités trimestrielles ou mensuelles. Aussi appelé du team building, ces activités permettent aux employé•es de sortir de la maison et de créer des relations entre eux. Si les déplacements sont impossibles, plusieurs activités sont aussi offertes à distance !

Le but est de briser l’isolement en augmentant le nombre d’interactions et de tâches individuelles dès que possible afin de créer des liens dans l’équipe.

Comment déclarer le télétravail pour les impôts?

Devenant une méthode de travail de plus en plus fréquente, le gouvernement canadien a dû s’ajuster en développant de nouvelles lignes directrices pour les déclarations de travail à domicile. Mais pour le moment, les déclarations de télétravail concernent surtout les employées. 

En tant qu’employeur, votre principale responsabilité est d’établir des directives claires et précises avec vos employées. Par contre, il vous faut leur fournir des formulaires afin qu’ils puissent déduire les dépenses liées à leur emploi. 

Au fédéral, vous devez fournir le formulaire T2200 afin que vos employé•es déclarent leurs conditions de travail, ou bien le formulaire T2200S en lien au travail à domicile en raison de la COVID-19.

Au provincial, vous pouvez utiliser trois différents formulaires.

  1. TP-64.3 sur les conditions générales d’emploi
  2. TP-59 sur les dépenses d’emploi pour un•e employé•e salarié ou à la commission
  3. TP-59.S sur les dépenses relatives au télétravail engagées en raison de la crise liée à la COVID-19

À noter que dans le cas que l’employé•e choisi la méthode à taux fixe temporaire, aucun de ces formulaires ne doit être complété par l’employeur. 

Impôts et nomade digital

Les déclarations d’impôts sont différentes d’une province à l’autre et d’un pays à l’autre. Il est donc bien important de vérifier les procédures de chacun des lieux desquels travaillent vos employées. 

Dans le cas d’une employée désirant télétravailler à l’étranger sur une longue période, on doit vérifier les accréditations et les visas nécessaires. 

C’est sans oublier que certains liens de résidence ne doivent pas être rompus pour que l’employé•e conserve son statut de résidence canadienne. Dans le cas contraire, l’employé•e peut être considéré comme non-résident avec les règles et application qui s’y rapporte. 

En fait, les lois régissant les emplois varient selon les pays et sont applicables aux employées malgré la résidence canadienne de son employeur. Alors, pensez à vérifier les lois applicables aux heures supplémentaires et aux congés fériés, par exemple. 

Lorsqu’un•e employée travaille hors province, «les retenues sur le salaire varient en fonction de la province ou du territoire où l’employé se présente pour travailler» (CPA Canada). Comme employeur, vous devez aussi répartir votre chiffre d’affaires entre les provinces et même les pays où vous y faites vos activités. 

Si vous offrez une couverture de soins de santé et autres avantages sociaux, il vous faut vérifier l’admissibilité de vos employées dans d’autres pays. 

Renseignez-vous auprès de votre comptable ou d’un•e fiscaliste pour plus de détails et des conseils adaptés à vos besoins.

En résumé, le télétravail est une méthode de travail qui vaut la peine d’être réfléchi, mais qui ne convient pas à toutes les entreprises. Elle demande de la préparation et beaucoup de communication pour qu’elle soit efficace. Il faut donc être prête à s’y investir. 

Sinon, il est toujours possible d’offrir un horaire de travail hybride ou des compensations financières. N’hésitez pas à en discuter avec votre équipe !

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