Ça y est, c’est assez! Vous avez décidé de procéder à une fermeture d’entreprise. Peut-être est-ce l’heure de prendre votre retraite et que vous n’avez pas de relève ou encore parce que vous souhaitez tenter une nouvelle aventure.
Fermer une société, ce n’est pas aussi simple que de mettre la proverbiale clé dans la porte. Une compagnie, c’est également une personne morale qui a des ramifications auprès de différents organismes gouvernementaux. Sans oublier qu’elle a des obligations envers ses actionnaires, ses créanciers et ses employé•es.
Des conseils légaux vous seront certainement utiles pour suivre les procédures correctement. Le processus et les étapes à effectuer sont simples, mais elles sont nombreuses. Il faut parfois répéter les mêmes gestes auprès de différents paliers de gouvernement, ce qui augmente la complexité de l’opération. En voici, néanmoins, les grandes lignes.
Étape 1 : Prendre la décision de fermer
D’accord, c’est une évidence, mais ça ne se fait pas tout seul. Sauf si, effectivement, vous êtes l’unique actionnaire de votre compagnie). Pour une société à actions, les actionnaires ou les administrateurs doivent prendre ensemble la résolution de dissoudre l’entreprise. Dans le cas d’une coopérative ou d’une société sans but lucratif, ce sont les membres qui doivent se prononcer lors d’une assemblée. Pour la plupart des situations, cette décision doit être appuyée par au moins les deux tiers des votants.
Étape 2 : Signaler votre intention de dissoudre la société
Une fois la décision prise, vous devez en informer certains paliers de gouvernement, vos créanciers et vos employé•s. Deux options seront possibles. Vous pouvez produire une déclaration de dissolution ou encore un avis de liquidation (si vous souhaitez liquider les actifs de la compagnie).
Vous devrez aussi procéder à l’annulation de votre inscription aux fichiers des taxes, aux fichiers des retenues à la source et des cotisations et aux fichiers de l’impôt. Au Québec, vous devez aussi aviser la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité au travail (CNESST) et le Registraire des entreprises. Si vous avez droit à certains remboursements, soyez certain de les réclamer avant de fermer vos dossiers.
Les entreprises œuvrant dans les industries du carburant, du tabac, des bars, de la restauration ou des traiteurs ont des formulaires supplémentaires à remplir en lien avec leurs permis. Ainsi qu’à l’utilisation d’un module d’enregistrement des ventes (MEV).
Étape 3 : Faire place nette
Il faut ensuite répartir les biens et régler les dettes de l’entreprise en conformité avec la loi. Vous aurez à faire des déclarations finales à différents organismes gouvernementaux et vous assurer d’avoir payé tous les montants dus (taxes, retenues et cotisations, impôt, etc.). Au Canada, vous avez sept jours pour vous acquitter de ces obligations et 30 jours pour produire les formulaires T4 et T4A de vos ancien•nes employé•es.
Le passif doit aussi être réglé. La liquidation de l’entreprise permet d’écouler ses biens pour répartir le profit entre les actionnaires, rembourser ses dettes ou les deux. C’est dans ce cas que vous aurez à produire un avis de liquidation avant de procéder. Une fois cette étape terminée, devrez également délivrer un avis de clôture de la liquidation au Registraire des entreprises. Pour les coopératives et les sociétés sans but lucratif, ce n’est pas aussi clair. Des procédures spéciales sont prévues par la loi.
Lorsque le Registraire des entreprises aura vérifié que tout est dans l’ordre, il délivrera un certificat de dissolution. La personne ayant signé la résolution de dissolution ou le liquidateur doit alors garder les livres de l’entreprise pour cinq ans.
Si la totalité des biens de la société n’est pas suffisante pour permettre l’acquittement de toutes ses obligations financières, l’entreprise est alors techniquement en faillite. Dans ce cas, la compagnie ne peut pas se dissoudre volontairement. À ce moment, c’est la Loi sur la faillite et l’insolvabilité qui prend préséance. Vous devrez vous y conformer et faire affaire avec un syndic.
Comme vous le lisez, fermer les livres, ce n’est pas si simple. Selon la situation de votre compagnie, ce processus peut passer de facile à plutôt compliqué. Il vaut donc mieux prévoir le coup et se donner la latitude pour faire les choses correctement. Au risque de se répéter, un bon professionnel saura vous aiguiller.
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