Trucs et conseils

Centraliser les communications

Centraliser les communications pour une meilleure gestion du personnel

Les problèmes de communication engendrent de nombreux effets négatifs dans une entreprise : frictions avec le personnel, perte de temps et d’argent, baisse de productivité, désengagement des employés, etc. C’est pourquoi il est primordial pour toute organisation de s’assurer que ses communications sont en bonne santé.

Un problème répandu dans de nombreuses entreprises est celui de la multiplicité des canaux de communication. L’équipe de gestion communique avec les employés de plusieurs manières : communications verbales, courriels, messages textes, appels et messages vocaux, Facebook, babillard, etc., sans pour autant avoir un système défini. Les informations sont donc éparpillées à plusieurs endroits et il devient plus difficile de s’y retrouver.

Lorsqu’il est question de la gestion des horaires des employés, la centralisation des communications est un incontournable.

Éviter les pertes de temps et d’argent

Ne pas organiser vos communications en lien avec la gestion d’horaires peut finir par vous faire perdre du temps précieux. Le meilleur exemple est celui des demandes de congés.

Projetez-vous dans la situation suivante : Un employé vous demande congé de vive voix et vous l’acceptez. Vous recevez un appel avant de pouvoir le noter sur un post-it. En planifiant l’horaire, vous oubliez le congé que vous aviez accordé à votre employé et lui mettez un quart de travail. Ce dernier vous avertit de votre erreur la veille de son quart de travail. Vous devez donc modifier votre planning et trouver un remplaçant rapidement. Après plusieurs appels, vous trouvez finalement quelqu’un. Vous confirmez donc les changements avec les deux employés et procédez aux changements sur les horaires affichés sur le plancher. En fin de compte, vous aurez perdu beaucoup de temps à gérer cet oubli et cette situation aurait facilement pu être évitée avec un meilleur système. Pire encore, si votre employé n’avait pas soulevé l’erreur, vous vous seriez retrouvé avec une personne en moins pour bien servir vos clients.

De là toute l’importance de centraliser les informations essentielles à votre travail. Par exemple, garder l’ensemble des demandes de congés de vos employés à portée de vue lorsque vous créez les horaires vous permettra d’éviter de nombreux oublis.

Communiquer avec vos employés devrait être simple. Investir dans un système de communication qui fonctionne bien et répond vraiment à vos besoins devient rapidement rentable.

Améliorer la rétention de vos employés

Non seulement les problèmes de communication vous font perdre temps et argent, mais ils provoquent aussi de la frustration auprès de votre équipe. Si les demandes formulées par vos employés sont trop souvent oubliées, ils ne se sentiront pas écoutés et finiront par partir. En fait, si l’information circule mal dans votre entreprise, cela aura des impacts sur l’engagement de vos employés.

Il est évident qu’avoir un bon système de communication est payant. Rapidement, vous verrez les retombées positives sur votre organisation : meilleur lien de confiance avec vos employés, motivation et engagement de l’équipe, productivité accrue, etc.

Au bout du compte, un système de communication qui favorise la circulation de l’information vous permettra de réduire le taux de roulement lié aux frustrations des employés.

Choisir les bons outils de gestion d’horaires

Évidemment, chaque entreprise a sa propre réalité. Tout dépendant de l’industrie dans laquelle vous œuvrez, vos besoins en matière de communication ne seront pas les mêmes.

Afin de choisir les bons outils, posez-vous les questions suivantes :

  • À quelle fréquence dois-je communiquer avec mes employés?
  • À quel matériel mes employés ont-ils accès? Cellulaire, tablette, ordinateur, etc.
  • Quel est mon budget?
  • Quels types d’informations dois-je partager avec mon équipe? Horaires, demandes de congé, mise à jour des disponibilités, remplacements, nouvelles politiques, etc.

En comprenant mieux votre situation, vous serez en mesure de faire des choix éclairés. Par exemple, vous avez une petite PME de moins de 5 employés? Le simple courriel est peut-être une bonne option pour vous. À l’inverse, vous devez gérer des dizaines de personnes et coordonner les horaires et les lieux de travail de chacun? Un logiciel de gestion d’horaires pourrait être une meilleure solution!

Article fait en collaboration avec Agendrix.

Agendrix est le logiciel de gestion d’employés le plus utilisé au Québec. C’est un essentiel pour simplifier la planification d’horaires, faciliter la gestion des feuilles de temps et centraliser les communications. Quelque 85 000 employés et gestionnaires utilisent Agendrix au quotidien. Plus de 15 000 d’entre eux ont laissé un avis 5 étoiles sur les différents App Stores.

Essayez-le gratuitement pendant 14 jours, sans engagement.

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