Trucs et conseils

4 étapes pour créer un horaire de travail sur Excel

Une des manières les plus populaires de gérer l’horaire de travail de ses employés est le fameux chiffrier Excel.

C’est logique, la plupart des entreprises possèdent la suite Microsoft Office. Utiliser un chiffrier Excel n’implique donc pas de coût supplémentaire, ce qui en fait une bonne option pour les entreprises en démarrage.

Toutefois, faire votre premier horaire en partant de rien n’est pas toujours évident. Voici donc comment créer votre premier horaire de travail, relativement simple, sur Excel en 4 étapes faciles.

Voici une courte vidéo pour visualiser comment bâtir un tel fichier : 

Étape 1 : Entrez les paramètres de base

Commencez votre planning en entrant le nom de vos employés et les dates de la semaine. Dans la première colonne, entrez le nom de vos employés en laissant quelques espaces entre ceux-ci afin de pouvoir y noter le poste qu’ils occupent. Dans la rangée supérieure, entrez les jours de la semaine.

Étape 2 : Créez les plages horaires

Entrez les heures de travail et le poste occupé pour chacun de vos employés sous les journées pertinentes. Vous pouvez aussi utiliser le « copier-coller » lorsque les heures de travail de plusieurs employés sont semblables afin d’aller plus rapidement.

Étape 3 : Automatisez les calculs

Pour automatiser le calcul du nombre d’heures de travail quotidien, vous devrez utiliser une formule de soustraction très simple. Retranchez l’heure de début du quart à son heure de fin. Copiez cette formule pour tous les jours de la semaine. Pour le total d’heures hebdomadaires, vous devrez plutôt utiliser une formule d’addition. Référez-vous aux détails de la marche à suivre dans la vidéo.

Étape 4 : Ajustez l’apparence de l’horaire

Afin de personnaliser l’apparence de votre fichier, vous pouvez utiliser des caractères gras, modifier les bordures, jouer avec la taille des cellules et même changer les couleurs de remplissage de celles-ci.Laissez aller votre imagination, mais assurez-vous que la lecture du document demeure facile.

Excel est un outil polyvalent qui peut répondre aux besoins de base des petites entreprises. Si vous cherchez d’autres solutions, voici 5 façons gratuites de gérer vos horaires de travail en ligne.

Si vous souhaitez quand même utiliser Excel, vous pouvez télécharger ce modèle d’horaires de travail Excel gratuitement.

Si vous avez plus de 5 employés et que vous gérez des horaires de travail variables (jour, soir, weekend, temps partiel), avez-vous pensé à utiliser un logiciel plus performant? En ce sens, Agendrix propose un outil de gestion d’horaires efficace et abordable. Une telle solution augmentera votre efficacité et réduira les risques d’erreurs.

article réalisé en collaboration avec Agendrix

Agendrix est le logiciel de gestion d’employés le plus utilisé au Québec. C’est un essentiel pour simplifier la planification d’horaires, faciliter la gestion des feuilles de temps et centraliser les communications. Quelque 85 000 employés et gestionnaires utilisent Agendrix au quotidien. 10 000 d’entre eux ont laissé un avis 5 étoiles sur les différents App Stores.

Essayez-le gratuitement pendant 14 jours, sans engagement.

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